Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die hier beschriebene Datenbearbeitung im Sinne des schweizerischen Datenschutzgesetzes (DSG) ist die Ensium GmbH, Zollikerstrasse 225, 8008 Zürich, Schweiz. Sie erreichen uns unter [email protected].

Kontodaten: Ihre E-Mail-Adresse, ein optionaler Anzeigename, Ihre Spracheinstellung sowie Sitzungsdaten, damit Sie angemeldet bleiben. Die Anmeldung erfolgt ohne Passwort: Wir senden Ihnen einen Einmalcode per E-Mail (bis zu seinem Ablauf nur als kryptografischer Hash gespeichert); ein Passwort wird nie gespeichert.

Buchhaltungsdaten: alles, was Sie für Ihre Buchführung erfassen oder hochladen, also Buchungen, Rechnungen, Belege und andere Dokumente, Lohndaten sowie Angaben zu Ihren Lieferanten, Kunden und Mitarbeitenden.

Technische Daten: Server-Logs mit IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufener Ressource, aufbewahrt für Sicherheit und Fehleranalyse.

Ihre Buchhaltung kann Personendaten Dritter enthalten, etwa von Mitarbeitenden, Kunden oder Lieferanten. Für diese Daten bleiben Sie bzw. Ihr Unternehmen datenschutzrechtlich verantwortlich. Wir bearbeiten sie ausschliesslich in Ihrem Auftrag zur Erbringung des Dienstes und nie für eigene Zwecke.

Wir bearbeiten Ihre Daten ausschliesslich, um den Dienst bereitzustellen, abzusichern und Sie zu unterstützen. Wir verkaufen Ihre Daten nicht, zeigen keine Werbung, erstellen keine Profile und setzen weder in der Anwendung noch auf der Website Analyse- oder Tracking-Dienste ein.

Die Anwendung verwendet ein einziges, technisch notwendiges Cookie («zendrea-session»), damit Sie angemeldet bleiben. Es enthält eine zufällige Sitzungskennung und keine persönlichen Informationen. Marketing- oder Drittanbieter-Cookies werden nicht eingesetzt. Wenn Sie dieses Cookie blockieren, ist keine Anmeldung möglich.

Daneben nutzen Anwendung und Website den lokalen Speicher Ihres Browsers für Einstellungen wie die Sprache und, wenn Sie die Verschlüsselung nutzen, für Passphrase und Schlüssel (siehe «Verschlüsselung mit eigener Passphrase»). Diese Angaben dienen nur der Funktion, nicht dem Tracking.

Ihre Daten werden in der Schweiz gespeichert, gehostet bei Infomaniak (Infomaniak Network SA, Genf). Auch Backups verbleiben in der Schweiz.

Der Netzwerkverkehr zwischen Ihrem Browser und unseren Servern ist verschlüsselt und läuft über das Sicherheits- und Content-Delivery-Netzwerk der Cloudflare, Inc. (USA), das den Dienst vor Angriffen schützt. Cloudflare entschlüsselt die Verbindung dazu an seinen weltweiten Standorten und leitet sie verschlüsselt an unsere Server weiter; übertragene Inhalte und Verbindungsdaten (etwa Ihre IP-Adresse) laufen dabei über seine Systeme.

Auf Wunsch können Sie die gespeicherten Daten einer Firma mit einer Passphrase verschlüsseln (Einstellungen → Sicherheit). Die Passphrase und den Wiederherstellungscode speichern wir nicht, den Schlüssel nur verschlüsselt. Ihr Browser bewahrt Passphrase und Schlüssel im lokalen Speicher auf und sendet den Schlüssel mit jeder Anfrage mit; unser Server entschlüsselt damit im Arbeitsspeicher, was diese Anfrage braucht. KI-Funktionen erhalten die dafür nötigen Daten entschlüsselt.

Der eingebaute Assistent und die Dokumentenanalyse nutzen KI-Dienste von Infomaniak, die in der Schweiz betrieben werden. Daten werden nur dann an diese Dienste übermittelt, wenn Sie eine solche Funktion aktiv verwenden. Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.

Anmeldecodes und Einladungen versenden wir über Infomaniak in der Schweiz. Dokumente, die Sie selbst versenden (etwa Rechnungen, Offerten, Lohnabrechnungen, Lohnausweise oder Bescheinigungen), gehen ausschliesslich über den E-Mail-Anbieter, den Sie unter Einstellungen → E-Mail hinterlegen; die Zugangsdaten dazu speichern wir, damit der Versand funktioniert.

Wir geben Daten nur an die oben genannten Auftragsbearbeiter weiter (Hosting, Content Delivery, E-Mail, KI) und darüber hinaus nur, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Lösen Sie selbst eine Abfrage aus, erhält der abgefragte Dienst nur die nötige Angabe: das Handelsregister (UID-Register, kantonale Handelsregister, Zefix) den gesuchten Firmennamen oder die UID, der Steuerrechner der ESTV nur Steuerzahlen und Gemeinde, die Datenbank ISPDB von Mozilla bei der E-Mail-Einrichtung nur die Domain Ihrer E-Mail-Adresse. Eine andere Weitergabe an Dritte findet nicht statt.

Wir bewahren Ihre Daten auf, solange Ihr Konto besteht. Wenn Sie Daten löschen oder uns um die Löschung Ihres Kontos bitten, werden sie aus dem Live-System entfernt und verschwinden mit dem Ablauf der Backups auch aus diesen.

Bitte beachten Sie: Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen (insbesondere die 10-jährige Pflicht nach schweizerischem Buchführungsrecht) bleiben Ihre Verantwortung. Exportieren und sichern Sie eigene Kopien der Unterlagen, die Sie aufbewahren müssen.

Sie können Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen, deren Berichtigung oder Löschung sowie eine Kopie in einem gängigen elektronischen Format. Wenden Sie sich dazu an [email protected]. Zudem können Sie sich beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen. Der Zugriff auf Produktivsysteme ist eingeschränkt und geschützt. Keine Übertragungs- oder Speichermethode ist vollkommen sicher; wir folgen jedoch der aktuellen guten Praxis, um Ihre Daten zu schützen.

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich der Dienst weiterentwickelt. Die aktuelle Fassung ist jederzeit in der Anwendung und auf der Website abrufbar; das Datum oben zeigt die letzte Überarbeitung.